إرسال البريد الصادر من قاعدة البيانات

يتولى هذا الإعداد معامل النظام mail.default.from_filter. وفي حال عدم تطابق نطاق المرسِل مع قيمة هذا المعامل، يُستخدم عنوان الإشعارات بدلاً منه. ويمكن تعريف قيم متعددة في معامل النظام هذا: مفصولة بفواصل، ويجوز فيها النطاقات أو عناوين البريد الكاملة. وبمجرد تهيئة خادم بريد صادر، لا يعود معامل النظام محل اعتبار وتصير القيمة المستخدمة هي FROM filtering الخاص بخادم البريد.

يمكن تهيئة قاعدة البيانات لاستخدام نطاق مخصص، وعندئذ تُبنى جميع عناوين البريد الافتراضية باستخدام النطاق المخصص. فإن كان النطاق المخصص company-name.com، كان عنوان المرسِل notifications@company-name.com، وعنوان الرد catchall@company-name.com، وعنوان الارتداد bounce@company-name.com. ويمكن استخدام النطاق المخصص عند الإرسال بخوادم بريد WindoorERP أو بخادم خارجي.

ويفترض هذا القسم امتلاك نطاق مخصص. وإن لم يكن كذلك، فيجب شراء نطاق مخصص من مسجّل نطاقات مثل GoDaddy أو Namecheap أو أي مزوّد بديل.

استخدام نطاق مخصص مع خادم بريد WindoorERP

والخطوة الأولى هي ضبط SPF وDKIM ليكونا متوافقين مع خادم بريد WindoorERP.

ثم يجب ضبط النطاق المخصص بوصفه نطاق الاسم المستعار لشركة. اختر الشركة، وافتح Settings، وأضف النطاق المخصص في حقل Alias Domain.

وبعد إضافة نطاق الاسم المستعار، انقر أيقونة (internal link) لإسناد شركات أخرى إلى النطاق المخصص عند الحاجة. وفعّل وضع المطوّر لتعديل الأسماء المستعارة الافتراضية إن أردت:

• Bounce Alias: صندوق البريد المستخدم لالتقاط أخطاء التسليم وتعبئة الظرف الأحمر على الرسالة المقابلة.
• Catchall Alias: صندوق البريد الافتراضي المستخدم لتجميع كل الردود.
• Default From Alias: عنوان المرسِل الافتراضي.

ويجب أن يكون لكل أسماء البريد المستعارة (مثل المرتبطة بفرق CRM أو Helpdesk) صناديق بريد مقابلة في خادم بريد النطاق المخصص.

ولاستقبال الرسائل في قاعدة بيانات WindoorERP داخل المحادثة المقابلة (CRM، الفواتير، أوامر البيع، إلخ)، يجب استخدام إحدى هذه الطرق الثلاث:

• التحويلات/إعادة التوجيه،
• خوادم البريد الوارد،
• سجلات DNS (تتطلب معرفة تقنية متقدمة)

واستخدام نطاق مخصص يعني أن WindoorERP قد يستخدم أجزاءً محلية بعينها لإرسال الرسائل.

إرسال الرسائل بخادم SMTP خارجي

لإضافة خادم SMTP خارجي في WindoorERP، افتح Settings، وفعّل خيار Use Custom Email Servers الموجود في قسم Emails. ثم انقر Save في أعلى الصفحة لحفظ التغييرات.

وبالعودة إلى قسم Emails، انقر Outgoing Email Servers، ثم New لإنشاء سجل خادم بريد صادر. ومعظم الحقول هي المعاملات المعتادة المستخدمة لإعداد اتصال بخادم SMTP؛ استخدم القيم التي يوفرها مزوّد بريدك.

وبعد الانتهاء، انقر Test Connection. ولاحظ أن نجاح اختبار الاتصال لا يؤكد خروج الرسالة، إذ قد تبقى بعض القيود على جانب المزوّد، ولذلك يُنصح بمراجعة توثيق مزوّدك.

قيم الأجزاء المحلية

فيما يلي قيم الأجزاء المحلية المختلفة التي قد يستخدمها WindoorERP لإرسال الرسائل. وقد يلزم إدراجها في القائمة البيضاء في خادم بريدك:

• Bounce Alias الخاص بنطاق الاسم المستعار (القيمة الافتراضية = bounce)،
• Default From الخاص بنطاق الاسم المستعار (القيمة الافتراضية = notifications)،
• عنوان المرسِل المحدد المعرَّف في حملة تسويق بالبريد،
• عنوان المرسِل المحدد الذي يمكن تعريفه في قالب بريد.

خوادم بريد مخصصة

يمكن إرسال الرسائل المعاملاتية والمراسلات الجماعية عبر خوادم بريد منفصلة في WindoorERP. وفعل ذلك يعني أن الرسائل اليومية أو عروض الأسعار أو الفواتير المرسَلة إلى العملاء ستُعامَل بوصفها رسائل معاملاتية. أما رسائل المراسلات الجماعية، بما فيها إرسال دفعات من الفواتير أو عروض الأسعار، فسيديرها تطبيق Marketing Automation أو Email Marketing.

أولاً، فعّل وضع المطوّر واذهب إلى Settings › Technical › Email: Outgoing Mail Servers. وهناك أضف سجلَي خادمَي بريد صادر، أحدهما لخادم الرسائل المعاملاتية والآخر لخادم المراسلات الجماعية. وأدخل قيمة Priority أدنى للخادم المعاملاتي (مثل 1) مقارنةً بخادم المراسلات الجماعية (مثل 2) لتُمنَح الرسائل المعاملاتية الأولوية.

والآن اذهب إلى Email Marketing › Configuration › Settings، وفعّل Dedicated Server، واختر خادم البريد المناسب. ويستخدم WindoorERP الخادم ذا قيمة الأولوية الأدنى للرسائل المعاملاتية، والخادم المختار هنا للمراسلات الجماعية.

تصفية المرسِل

يتيح حقل FROM Filtering استخدام خادم بريد صادر بعينه بحسب عنوان أو نطاق المرسِل الذي يرسل WindoorERP نيابةً عنه. ويجب أن تكون القيمة نطاقاً أو عنواناً كاملاً يطابق عنوان بريد المرسِل ويكون موثوقاً لدى مزوّد خادم البريد الصادر.

وإن لم تُستخدم تصفية المرسِل، خرجت الرسائل باستخدام عنوان الإشعارات.

وحين تُرسَل رسالة من WindoorERP، يُستخدم التسلسل التالي لاختيار خادم البريد الصادر:

• أولاً، يبحث WindoorERP عن خادم له قيمة FROM filtering نفسها الواردة في قيمة From (أي عنوان البريد) المعرَّفة في الرسالة الصادرة. وهذا الإعداد مثالي إن كان جميع مستخدمي شركة يتشاركون النطاق نفسه لكن بأجزاء محلية مختلفة.

• وإن لم يُعثر على خادم بناءً على المعيار الأول، بحث WindoorERP عن أول خادم بلا قيمة FROM filtering مضبوطة. وستُستبدَل الرسالة بعنوان الإشعارات.
• وإن لم يُعثر على خادم بناءً على المعيار الثاني، استخدم WindoorERP أول خادم، واستُبدلت الرسالة بعنوان الإشعارات.

• وإن لم يوجد خادم بريد، اعتمد WindoorERP على قيمة معامل النظام.

ومن الممكن أيضاً استخدام خادم بريد WindoorERP للرسائل المعاملاتية إلى جانب المراسلات الجماعية.

استخدام خادم بريد خارجي وخادم WindoorERP الافتراضي

كما في الفصل السابق، قد يلزم إعداد سليم لضمان السماح لخادم البريد الخارجي بإرسال الرسائل باستخدام نطاقك المخصص. راجع توثيق مزوّدك لضبط السجلات المعنية (SPF وDKIM وDMARC) على النحو الصحيح. وتتوفر قائمة بأشيع المزوّدين.

حين يكون وضع المطوّر مفعَّلاً، تتوفر خيارات نطاق الاسم المستعار بالذهاب إلى Settings › Technical › Email: Alias Domains.

ويمكن ملء حقل Default From Alias بجزء محلي من عنوان البريد (وهو notifications افتراضياً) أو بعنوان بريد كامل. اضبطه لتحديد ترويسة FROM في رسائلك. وإن استُخدم عنوان بريد كامل، استُبدلت جميع الرسائل الصادرة بهذا العنوان.

حين تُرسَل رسالة من المحادثة، يستطيع العملاء الرد عليها مباشرةً. وإن رد عميل مباشرةً، سُجِّل الجواب في المحادثة نفسها، فيعمل بذلك بوصفه مسار رسائل متعلقاً بالسجل.

وعند استلام الرد، يستخدم WindoorERP المتابعين المشتركين (بناءً على الأنواع الفرعية المشترَك فيها) لإرسال إشعار إليهم بالبريد، أو في صندوق وارد WindoorERP، بحسب تفضيلات المستخدم.

لفرض عنوان البريد الذي تُرسَل منه الرسائل، فعّل وضع المطوّر، واذهب إلى Settings › Technical › Email: Alias Domains. وفي Default From Alias، استخدم الجزء المحلي أو عنوان بريد كاملاً قيمةً.

مع وجود أكثر من خادم صادر، يجري الاختيار هكذا:

1. خادم يطابق FROM Filtering الخاص به عنوان المرسِل أو نطاقه تماماً.
2. وإلا فأول خادم بلا تصفية مرسِل إطلاقاً — وتُعاد كتابة الرسالة لتأتي من عنوان الإشعارات.
3. وإلا فأول خادم، مع إعادة كتابة المرسِل مرة أخرى.

و«الأول» يعني قيمة Priority الأدنى، والترتيب الأبجدي عند التساوي. ولهذا يستحق ضبط تصفية المرسِل عناية: فبدونها يصل البريد الذي يتوقعه عملاؤك من شخص باسمه من notifications@ بدلاً منه.

البريد اليومي — عروض الأسعار والفواتير والإشعارات — والحملات الجماعية يختلفان بما يكفي ليستحقا خادمين مختلفين، وغالباً مزوّدين مختلفين.

1. في وضع المطوّر، اذهب إلى Settings › Technical › Email: Outgoing Mail Servers.
2. أنشئ خادمين: أحدهما للبريد المعاملاتي والآخر للحملات.
3. امنح الخادم المعاملاتي قيمة Priority الأدنى (مثل 1 مقابل 2)، ليأخذه البريد العادي دائماً.
4. اذهب إلى Email Marketing › Configuration › Settings، وفعّل Dedicated Server، واختر خادم الحملات.

حين يرد عميل، تُنقَل رسالته إلى بقية متابعي السجل. ولا يمكن استخدام عنوانه هو مرسِلاً — فنطاقك غير مسموح له بالإرسال نيابةً عنه — فيُستخدم عنوان الإشعارات بدلاً منه، مع الإبقاء على اسمه أمامه. وهذا هو السلوك الصحيح، لا خلل.