البحث والتصفية والتجميع في السجلات

استخدم حقل البحث للعثور على قيم بعينها وإضافتها كفلتر. اكتب القيمة المراد البحث عنها (مثل اسم مندوب مبيعات أو منتج)، واختر الخيار المطلوب من القائمة المنسدلة لتطبيق فلتر البحث.

تُستخدم الفلاتر لاختيار السجلات التي تستوفي معايير بعينها. والاختيار الافتراضي للسجلات خاص بكل عرض، لكن يمكن تعديله باختيار فلتر مهيّأ مسبقاً (أو عدة فلاتر)، أو بإضافة فلتر مخصص.

الفلاتر المهيّأة مسبقاً

عدّل الاختيار الافتراضي للسجلات بالنقر على (dropdown) من شريط البحث، واختيار فلتر مهيّأ مسبقاً (أو عدة فلاتر) من القائمة المنسدلة Filters.

الفلاتر المخصصة

إن لم تكن الفلاتر المهيّأة مسبقاً محددة بما يكفي، فأضف فلتراً مخصصاً. ولفعل ذلك، انقر أيقونة (dropdown) في شريط البحث، ثم اختر Filters › Add Custom Filter.

تعرض نافذة Add Custom Filter المنبثقة خيار المطابقة، وقاعدة الفلتر، ومفتاحاً لـInclude archived للسجلات المؤرشفة.

وإعداد المطابقة الافتراضي هو Match any of the following rules، بما يعني تطبيق كل قاعدة فلتر على حدة. ولتغيير إعداد المطابقة إلى Match all of the following rules، يجب إضافة قاعدتَي فلتر على الأقل إلى الفلتر المخصص.

• Match all of the following rules: يجب استيفاء جميع قواعد الفلتر. اعتبر ذلك عملية AND (&).
• Match any of the following rules: يكفي استيفاء أي من قواعد الفلتر. اعتبر ذلك عملية OR (|).

وافتراضياً تُضاف قاعدة فلتر واحدة إلى الفلتر المخصص. وفيما يلي وصف بنية قاعدة الفلتر:

1. الحقل الأول في السطر هو اسم الحقل الذي تصفّي به. وبعض الحقول لها معاملات دقيقة متداخلة داخل حقل آخر. وهذه الحقول تحمل بجوارها أيقونة (submenu) يمكن اختيارها لكشف الحقول المتداخلة.
2. والحقل الثاني في السطر هو المعامل الشرطي المستخدم لمقارنة اسم الحقل بالقيمة. والمعاملات الشرطية المتاحة خاصة بنوع بيانات الحقل.
3. والحقل الثالث في السطر هو القيمة المتغيرة لاسم الحقل. وقد يظهر مُدخَل القيمة قائمةً منسدلة، أو مُدخَل نص، أو مُدخَل رقم، أو مُدخَل تاريخ/وقت، أو محدِّد قيمة منطقية، أو قد يكون فارغاً، بحسب المعامل المستخدم ونوع بيانات الحقل.

وتتوفر أيضاً ثلاثة أزرار في السطر على يمين معايير تصفية القاعدة:

1. (plus): يضيف قاعدة جديدة أسفل القاعدة القائمة.
2. (node): يضيف مجموعة قواعد جديدة أسفل القاعدة القائمة، مع إتاحة خيارَي المطابقة any وall لتحديد كيفية تطبيق كل قاعدة داخل هذا الفرع على الفلتر. وإن ضُبط خيار المطابقة على القيمة نفسها في المجموعة الأم، نُقلت الحقول لتنضم إلى المجموعة الأم.

   مثال

   إذا ضُبط خيار المطابقة على Match all of the following rules، وأُضيف فرع جديد غُيّر خيار مطابقته من any of إلى all of، اختفى الفرع المضاف حديثاً ونُقلت مجموعة قواعده إلى المجموعة الأم.

3. (delete): يحذف العقدة. وإن حُذفت عقدة فرعية، حُذف معها جميع أبنائها.

ويمكن إضافة قاعدة فلتر جديدة إلى الفلتر المخصص بالنقر على زر New Rule.

وبعد تحديد معايير التصفية، انقر Add لإضافة الفلتر المخصص إلى العرض.

يمكن تجميع عرض السجلات معاً بحسب إحدى المجموعات المهيّأة مسبقاً. ولفعل ذلك، انقر أيقونة (dropdown) في شريط البحث، ثم اختر أحد خيارات Group By من القائمة المنسدلة.

ويمكن تخصيص المجموعات باستخدام حقل موجود في النموذج. ولفعل ذلك، انقر Add Custom Group، واختر حقلاً من القائمة المنسدلة.

المفضلات وسيلة لحفظ بحث بعينه لاستخدامه مستقبلاً، أو ليكون الفلتر الافتراضي الجديد للعرض.

ولحفظ العرض الحالي كمفضلة، انقر أيقونة (dropdown) في شريط البحث، ثم اختر القائمة المنسدلة Save current search لعرض الخيارات التالية:

• Filter name: اسم البحث المفضَّل.
• Default filter: يجعل البحث المفضَّل هو الفلتر الافتراضي للعرض.

وبعد ضبط الخيارات، انقر Save لحفظ البحث المفضَّل.

ويُوصَل إلى عمليات البحث المفضَّلة بالنقر على أيقونة (dropdown) في شريط البحث، وتظهر تحت Favorites. وتظهر أولاً عمليات البحث المرئية للمستخدم الحالي وحده، أي غير المشتركة، بينما تظهر المفضلات المشتركة، سواء أنشأها المستخدم الحالي أو مستخدم آخر، في قسم ثانٍ.

ولتحرير بحث مفضَّل أو أرشفته أو إزالته، مرّر المؤشر فوق اسم البحث في قائمة المفضلات وانقر (Edit favorite). ويمكن تعديل الحقول التالية: Filter Name، وShared with، وDefault Filter، وDomain. ولأرشفة المفضلة أو إزالتها، انقر (Actions) ثم Archive أو Delete، حسب المقتضى.

مشاركة بحث مفضَّل

افتراضياً، لا يتاح البحث المفضَّل إلا للمستخدم الذي أنشأه. ولمشاركته مع مستخدمين آخرين، انقر Edit عند إنشاء المفضلة، أو، في حالة مفضلة قائمة، انقر (Edit favorite) بعد تمرير المؤشر فوق اسم البحث في قائمة المفضلات.

وفي حقل Shared with، اختر المستخدمين المعنيين من القائمة المنسدلة، ثم انقر (Save manually). فتصير المفضلة مرئية لجميع المستخدمين المختارين تحت Favorites.

1. اضبط الفلاتر والمجموعات التي تريدها.
2. افتح القائمة المنسدلة واختر Save current search.
3. امنحه Filter name، وأشِّر على Default filter إن كان هذا هو ما ينبغي أن تُفتح به الشاشة في كل مرة.
4. ولمشاركته، املأ حقل Shared with بالزملاء الذين ينبغي أن يروه.
5. انقر Save.

تعيش عمليات البحث المحفوظة تحت Favorites في القائمة المنسدلة نفسها — بحوثك أولاً، ثم ما شُورِك معك. مرّر المؤشر فوق أحدها وانقر (Edit favorite) لإعادة تسميته أو إعادة مشاركته أو أرشفته.