تصدير السجلات إلى ملف

عند العمل على قاعدة بيانات يلزم أحياناً تصدير البيانات في ملف مستقل. وقد يساعد ذلك في إعداد التقارير عن الأنشطة، وإن كان WindoorERP يوفر أداة تقارير دقيقة مع كل تطبيق متاح.

يتيح WindoorERP تصدير القيم من أي حقل في أي سجل. ولفعل ذلك، فعّل أيقونة عرض القائمة (List) على الأصناف المراد تصديرها، ثم اختر السجلات التي ينبغي تصديرها. ولاختيار سجل، أشِّر على مربع الاختيار المجاور له. وأخيراً، انقر زر Action واختر Export.

وعند النقر على Export تظهر نافذة منبثقة باسم Export Data تحمل عدة خيارات للبيانات المراد تصديرها:

1. وبتأشير خيار I want to update data (import-compatable export) لا يعرض النظام إلا الحقول القابلة للاستيراد. وهذا مفيد حين يلزم تحديث سجلات قائمة. ويعمل الخيار عمل الفلتر. وتركه دون تأشير يمنحك خيارات حقول أكثر بكثير لأنه يعرض جميع الحقول، لا القابلة للاستيراد وحدها.
2. عند التصدير يوجد خيار التصدير بصيغتين: .csv و.xls. ففي .csv تُفصَل العناصر بفاصلة، بينما يحمل .xls معلومات عن جميع أوراق العمل في الملف، بما فيها المحتوى والتنسيق معاً.
3. هذه هي العناصر القابلة للتصدير. استخدم أيقونة (Show sub-fields) لعرض مزيد من خيارات الحقول الفرعية. واستخدم شريط Search للعثور على حقول بعينها. ولاستخدام خيار Search بكفاءة أكبر، انقر جميع أيقونات (Show sub-fields) لعرض كل الحقول.
4. زر أيقونة (Select field) موجود لإضافة الحقول إلى قائمة Fields to export.
5. يمكن استخدام أيقونة (Sort) على يسار الحقول المختارة لتحريك الحقول صعوداً وهبوطاً، لتغيير الترتيب الذي تظهر به في الملف المُصدَّر. اسحب وأفلِت باستخدام أيقونة (Sort).
6. تُستخدم أيقونة (Remove field) لإزالة الحقول. انقر أيقونة (Remove field) لإزالة الحقل.
7. في التقارير المتكررة يفيد حفظ إعدادات تصدير جاهزة. اختر كل الحقول المطلوبة، وانقر على القائمة المنسدلة للقوالب. ومن هناك انقر New template، وامنح قالب التصدير اسماً فريداً. وانقر أيقونة (floppy drive) لحفظ الإعداد. وفي المرة التالية التي يلزم فيها تصدير القائمة نفسها، اختر القالب المرتبط الذي حُفِظ سابقاً من القائمة المنسدلة.

أشِّر على I want to update data (import-compatible export) فتضيق قائمة الحقول إلى ما يمكن استيراده مرة أخرى، ويسافر External ID لكل سجل مع الملف. وذلك المعرّف هو ما يحوّل الاستيراد الثاني إلى تحديث بدلاً من كومة من المكرّرات.

للتقرير الذي تُصدره كل شهر، افتح قائمة القوالب المنسدلة، وانقر New template، وسمِّه، واحفظ بأيقونة (save). وفي المرة التالية اختر القالب فتعود قائمة الحقول كاملة.